Магистраль Импорт
nextkargo.ru · регламент
Инструкция для менеджера

Как вести свою рабочую папку

Один порядок для всех. Если каждый документ лежит на своём месте — любую сделку находишь за секунды, ничего не теряется и не путается.

01

Структура папок

Сверху вниз: твоя папка → клиент → год → тип сделки → артикул → файлы. Нажимай на папки, чтобы раскрыть и посмотреть до самого низа.

Пример: менеджер Евгений Скворцов (BOX01)
обязательно папка есть в каждом году кладёт менеджер кладёт Юлия кладёт Ирина
02

Анатомия артикула

Имя папки-артикула не случайное — каждая часть что-то значит. Называй папки строго по этому шаблону.

Выкуп · папка в Выкупы
BOX01
Номер менеджерау каждого свой: BOX01, BOX17, BOX6…
-
7933
4 цифры клиентасовпадают с папкой клиента
-
01
Номер сделкипо порядку, отдельно для выкупов
Логистика · папка в Логистика
BOX01
Номер менеджератот же твой код
-
7933
4 цифры клиентасовпадают с папкой клиента
-
01
Номер сделкисвоя нумерация логистики
-
12
Кол-во местсколько коробок в отправке
03

Кто что кладёт в артикул

Не всё в папке делаешь ты. Часть документов появится сама — их докладывать не нужно, ты просто заберёшь ссылки потом.

Менеджер
это твоя зона
  • Инвойсы
  • Пекинг-листы
  • QR-коды
  • Расчёты
  • Черновики
  • Записки по сделке
Всё, что ты сам делаешь по сделке — кладёшь в нужный артикул.
Юлия
появится само
  • Счёт
  • Платёжка
Докладывать не нужно — Юлия положит их в артикул сама.
Ирина
появится само
  • Чеки об оплате в Китай
Докладывать не нужно — Ирина приложит их в артикул сама.
Чужие документы не ищи вручную по папкам — ссылки на счёт, платёжку и чеки придут в твою Google-таблицу. Оттуда и забирай.
04

Правила именования

Четыре принципа, на которых держится весь порядок.

01

Клиент = имя + 4 цифры телефона

4 цифры — страховка от путаницы с тёзками и похожими названиями.

ИП Тюкавин 7933 · ООО Рокс 5001
02

Год = год старта сделки

Сделка лежит в том году, когда началась. Выкуп начат в декабре остаётся в этом году, даже если логистика уехала в январе.

03

Выкупы и Логистика — разные сделки

Это две отдельные оплаты, между собой не связаны. Выкуп — только в «Выкупы», логистику — только в «Логистика». Нумерация у каждого своя.

04

Выкупы и Логистика — обязательны

Эти две папки есть в каждом году. Остальные (Переписка, Черновики и т.п.) добавляешь по своему усмотрению.

05

Частые ошибки и проверка

Пять мест, где обычно ломается порядок. И чек-лист, чтобы пройтись по ним перед тем, как закрыть сделку.

Не тот клиент. Особенно тёзки и похожие ООО — сверяй по 4 цифрам телефона.
Не тот год. Ориентируйся на год старта сделки, а не на сегодняшнюю дату.
Перепутан тип. Выкуп улетел в «Логистику» или наоборот — это разные сделки.
Не та сделка. Файл лёг в соседний артикул — проверь номер.
Файл «навалом». Документ брошен в папку года или клиента, а не внутрь артикула.

Прежде чем закрыть сделку

Пройдись сверху вниз — каждый пункт за секунду.