Один порядок для всех. Если каждый документ лежит на своём месте — любую сделку находишь
за секунды, ничего не теряется и не путается.
01
Структура папок
Сверху вниз: твоя папка → клиент → (юр.лицо, если их несколько) → год → тип сделки →
артикул → файлы. Нажимай на папки, чтобы раскрыть и посмотреть до самого низа.
Пример: менеджер Евгений Скворцов (BOX01)
обязательно папка есть в каждом году кладёт менеджер кладёт Юлия кладёт Ирина
02
Анатомия артикула
Имя папки-артикула не случайное — каждая часть что-то значит. Называй папки строго по
этому шаблону.
Выкуп · папка в Выкупы
BOX01
Номер менеджерау каждого свой: BOX01, BOX17, BOX6…
-
7933
4 цифры клиентасовпадают с папкой клиента
-
01
Номер сделкипо порядку, отдельно для выкупов
Логистика · папка в Логистика
BOX01
Номер менеджератот же твой код
-
7933
4 цифры клиентасовпадают с папкой клиента
-
01
Номер сделкисвоя нумерация логистики
-
12
Кол-во местсколько коробок в отправке
03
Кто что кладёт в артикул
Не всё в папке делаешь ты. Часть документов появится сама — их докладывать не нужно, ты
просто заберёшь ссылки потом.
Менеджер
это твоя зона
Инвойсы
Пекинг-листы
QR-коды
Расчёты
Черновики
Записки по сделке
Всё, что ты сам делаешь по сделке — кладёшь в нужный артикул.
Юлия
появится само
Счёт
Платёжка
Докладывать не нужно — Юлия положит их в артикул сама.
Ирина
появится само
Чеки об оплате в Китай
Докладывать не нужно — Ирина приложит их в артикул сама.
Чужие документы не ищи вручную по папкам — ссылки на счёт, платёжку и чеки придут
в твою Google-таблицу. Оттуда и забирай.
04
Правила именования
Четыре принципа, на которых держится весь порядок.
01
Клиент = имя + 4 цифры телефона
4 цифры — страховка от путаницы с тёзками и похожими названиями.
ИП Тюкавин 7933 · ООО Рокс 5001
02
Год = год старта сделки
Сделка лежит в том году, когда началась. Выкуп начат в декабре остаётся в этом году,
даже если логистика уехала в январе.
03
Выкупы и Логистика — разные сделки
Это две отдельные оплаты, между собой не связаны. Выкуп — только в «Выкупы», логистику
— только в «Логистика». Нумерация у каждого своя.
04
Выкупы и Логистика — обязательны
Эти две папки есть в каждом году. Остальные (Переписка, Черновики и т.п.) добавляешь
по своему усмотрению.
05
Частые ошибки и проверка
Пять мест, где обычно ломается порядок. И чек-лист, чтобы пройтись по ним перед тем, как
закрыть сделку.
Не тот клиент. Особенно тёзки и похожие ООО — сверяй по 4 цифрам
телефона.
Не тот год. Ориентируйся на год старта сделки, а не на сегодняшнюю дату.
Перепутан тип. Выкуп улетел в «Логистику» или наоборот — это разные
сделки.
Не та сделка. Файл лёг в соседний артикул — проверь номер.
Файл «навалом». Документ брошен в папку года или клиента, а не внутрь
артикула.